Ontdek de lekken in uw processen

Wim Nieuwenhuijzen

Wim Nieuwenhuijzen

FashionExpert en trainer van de kennissessie Lean - Learning to see!

Lean onderscheidt zich op vele manieren van traditionele procesverbeteringsmethodieken. Wat mij zo bijzonder in lean aanspreekt is dat de methodiek relatief simpel te begrijpen is en dus zeer laagdrempelig voor elke organisatie toe te passen is.

In mijn vorige blog schreef ik over hoe u de wow-factor aan  producten kunt geven. Tijdens de training Learning To See staan we hier uitgebreid bij stil, zodat u dit na de training zelf kunt toepassen.

In deze nieuwe blog belichten we een ander belangrijk onderdeel van lean, namelijk de waardestroomanalyse. Met deze analyse kunt u onder meer verspillingen in processen identificeren.

Ontdekken waar het goed- én misgaat

In eerste instantie leggen we de bestaande situatie vast. Door de wijze van vastleggen van het proces, over alle betrokken afdelingen/functies heen, ontstaat er een integraal beeld van het proces.

Door de samenwerking tussen de diverse disciplines ontstaat tevens een krachtige visuele tool om de gewenste verbeteringen in het proces met elkaar te ontdekken. Medewerkers zien het verbeterpotentieel buiten de eigen werkomgeving en helpen elkaar om het totale proces te verbeteren.

Hierbij is er een steeds terugkerende routine om verbeteringen een continue proces te laten zijn. We streven immers naar Continueous Improvement, zoals lean het noemt. Meer daarover tijdens de training en in het 5e en laatste artikel uit deze reeks over lean.

Welke problemen wilt u oplossen?

Voorafgaand aan het opstellen van een waardestroom stelt de organisatie eerst vast wat er met de analyse bereikt moet worden.

Het kan zijn dat het om een specifiek probleem in (een deel van) het proces gaat, maar de vastlegging kan ook gemaakt worden om de onderlinge afhankelijkheden van processen en activiteiten in een organisatie inzichtelijk te maken en hierin de verbeteringen te bepalen zonder dat er echt sprake is van een probleem.

  • Zo kan het gaan om het verlagen van de tijd die noodzakelijk is om een proces of activiteit te doorlopen.
  • Een andere reden kan zijn dat er veel fouten in een proces worden gemaakt waardoor (kostbaar) herstelwerk later in de waardestroom uitgevoerd moet worden.

Het streven is om een activiteit of handeling de eerste keer goed te doen. Dat wordt First Time Right genoemd.

Samenstelling van een goede waardestroomanalyse

  • Bij het analyseren van een waardestroom is het slim om een klein team van betrokken medewerkers op te stellen en realistische verbeterdoelen vast te stellen. Bij voorkeur worden verbeteringen in kleine stapjes doorgevoerd, zo blijkt namelijk snel of de gewenste effecten worden bereikt en kan indien nodig direct worden bijgestuurd als de resultaten achterblijven bij de doelstellingen.
  • Bij de uitwerking van de waardestroom is het slim om een aantal (doorloop)tijden van een activiteit te meten en vast te leggen. Dat zijn de bewerkingstijd, de wachttijd en de hersteltijd.
  • Verder moet worden vastgesteld hoe vaak een activiteit of handeling gelijk de eerste keer goed wordt uitgevoerd. De optelling van deze tijden geeft inzicht in de totale doorlooptijd van een proces of activiteit. Op basis daarvan kan de efficiency van het proces worden berekend.
  • Door de mogelijke verbeteringen (het elimineren van verspillingen in het proces) te analyseren, kan vervolgens een inschatting worden gemaakt van de haalbare efficiency verbetering van het proces of de activiteit. Van elke stap in het proces moet worden vastgesteld of deze waardetoevoegend is.
  • Als dat niet het geval is, moet onderzocht worden of er sprake is van een noodzakelijke handeling (Type 1-muda) of een niet noodzakelijke handeling (Type 2-muda).
  • Als vervolgens een waardestroom wordt uitgewerkt waarin de voorgestelde verbeteringen zijn gerealiseerd, hebben we een waardestroom van de gewenste situatie. Dat noemen we de Future State Map.
  • Door het gebruik van een Box Score kaart kan vervolgens de voortgang van de verbeteringen worden gemeten. Het is van groot belang dat de huidige waardestroom door de organisatie wordt gevalideerd, voordat er met het doorvoeren van de verbeteringen wordt gestart.

Welke verspillingen zijn er?

De Japanse naam voor verspilling is MUDA. Samen met MURI (overbelasting van machines en mensen) en MURA (scheve verdeling) vormen zij de 3M’s die voor procesverstoring kunnen zorgen en zo een organisatie, de medewerkers en haar klanten frustreren.

Door het elimineren van de 3M’s uit het proces wordt een evenwichtig proces dat continue verloopt gerealiseerd. Dit zullen de onderwerpen van de volgende artikelen uit deze reeks zijn: FLOW en PULL

Welke verspillingen (her)kennen we in een proces? We onderscheiden 8 vormen van verspilling:

  • Correctie: het eerste keer goed principe
  • Transport: meerdere keren iets moeten verplaatsen, geen doorstroming
  • Beweging: handelingen die voorkomen kunnen worden, zoeken naar iets
  • Wachten: vertraging van de doorlooptijd
  • Overbewerking: meer doen dan noodzakelijk is, ken de klantwens
  • Overproduktie: meer maken dan nodig is
  • Voorraad: denk ook aan een volle mailbox
  • Talent: juiste man/vrouw op de juiste plaats

Aan de slag met de verspillingen in uw bedrijf?

Meld u dan aan voor mijn kennissessie Lean – Learning To See. Als u liever een persoonlijk gesprek heeft, dan nodigen ik u graag uit voor Meet The Experts.
Laat een reactie achter

Gratis De GiraffeLook ontvangen?

Nieuwsbrief met prikkelende updates en inspirerende kennissessies