Het begint onschuldig. Een inkoper maakt een Excel voor de margeberekening. Een salesmanager bouwt een eigen overzicht van klantafspraken. De financial controller maakt een rapportage die net even anders is opgebouwd dan die van operations.
Voor je het weet heb je veertien inkopers met veertien Excels. Allemaal met hun eigen formules, hun eigen aannames, hun eigen versie van de waarheid.
Welkom bij het Excel-spook.
Hoe het ontstaat
Het Excel-spook duikt op zodra een fashionbedrijf begint te groeien. In de pionierstijd is het geen probleem. Alles zit in een hoofd, een paar simpele sheets volstaan. Maar zodra er afdelingen ontstaan en mensen hun eigen werkwijze ontwikkelen, groeit Excel van hulpmiddel naar schaduwsysteem.
En dat gaat sluipend. Niemand besluit op een maandagochtend: "Laten we ons bedrijf runnen op losse spreadsheets." Het gebeurt omdat het makkelijk is. Snel een draaitabel, even een grafiekje, een exportje uit het ERP dat je in Excel verder bewerkt. Het voelt productief.
Het probleem is dat die sheets een eigen leven gaan leiden.
Drie mensen, drie uitkomsten
Stel je voor: je zit in een MT-vergadering. De financial controller presenteert de marge over afgelopen seizoen. Sales heeft andere cijfers. En inkoop weer andere. Drie afdelingen, drie spreadsheets, drie verschillende uitkomsten.
Wie heeft gelijk? Niemand weet het. Want er is geen single source of truth. Iedereen werkt vanuit een eigen bestand met eigen definities. Wat de een als bruto-marge berekent, rekent de ander als netto.
En het wordt erger. Als niemand dezelfde cijfers heeft, wie controleert dan wie? Eindcijfers worden nooit tot in detail bekeken. Er kan zelfs gemanipuleerd worden om resultaten mooier te laten lijken. Niet per se met kwade bedoelingen, maar omdat het systeem het toelaat.
Waarom het ERP de schuld krijgt
In veel fashionbedrijven die wij spreken is Excel het echte systeem. Het ERP is er wel, maar het wordt bijgehouden "omdat het moet". De echte beslissingen worden genomen op basis van de Excel van de inkoper of de sales director.
Dat is gevaarlijk. Want op het moment dat je wilt professionaliseren, dat een keyaccount om betrouwbare data vraagt, of dat je wilt overstappen naar een beter systeem, blijkt dat niemand meer weet welke Excel leidend is. De brondata in het ERP is verouderd of onvolledig, want iedereen werkte ernaast.
Het ERP krijgt dan de schuld. "Het systeem deugt niet." Maar het probleem zit niet in het systeem. Het probleem is dat niemand het systeem als leidend behandelde.
Wat je eraan kunt doen
De oplossing is niet nog een Excel. En het is ook niet meteen een nieuw systeem. De oplossing begint met een simpele vraag: welke cijfers zijn leidend?
Dat klinkt makkelijker dan het is. Het betekent dat afdelingen moeten afspreken welke definities ze gebruiken. Wat is marge? Hoe reken je retouren mee? Welke kosten horen bij welk kanaal? Zodra die definities staan, kun je bepalen waar die data thuishoort. En dat is in een systeem, niet in een spreadsheet op iemands bureaublad.
Bij FashionExperts beginnen we altijd met de basis. Niet met software, maar met de vraag: welke informatie heb je nodig om goede beslissingen te nemen? En waar komt die informatie vandaan?
Vaak blijkt dat je met een paar simpele afspraken al een groot verschil maakt. Welk systeem is leidend voor welke data? Wie is verantwoordelijk voor het bijhouden? En welke Excels mogen weg? Dat laatste is het moeilijkste. Want achter elke spreadsheet zit iemand die hem heeft gebouwd en die eraan gehecht is.
Het Excel-spook verdwijnt niet vanzelf. Maar het begint met erkennen dat het er is.
