​Door FashionExperts
"We hebben een nieuw systeem nodig."
Het is een van de meest gehoorde zinnen in fashionbedrijven die willen groeien. Het ERP is verouderd, de data klopt niet, afdelingen werken langs elkaar heen. De conclusie lijkt logisch: we hebben betere software nodig.
Maar in onze ervaring is dat bijna nooit het echte probleem.
Waarom nieuwe software niks oplost
Als je organisatie niet klopt en je processen rammelen, lost een nieuw systeem niks op. Je automatiseert chaos en krijgt geautomatiseerde chaos.
Klinkt hard, maar we zien het keer op keer. Een fashionbedrijf investeert honderdduizenden euro's in een ERP-implementatie. Na een jaar is iedereen gefrustreerd. Het systeem doet niet wat ze verwachtten. Afdelingen werken er weer naast in Excel. En het ERP krijgt de schuld.
Maar het lag niet aan het systeem. Het lag aan wat er niet was gedaan voordat het systeem erin ging.
De OPA-volgorde
Bij elk vraagstuk hanteren wij dezelfde volgorde. We noemen het OPA: Organisatie, Processen, Automatisering.
Organisatie gaat over mensen. Heb je de juiste mensen op de juiste plek? Zijn verantwoordelijkheden helder? Weet iedereen wat er van hem of haar verwacht wordt? Als je operations manager ook half de inkoop doet en daarnaast de webshop beheert, dan heb je geen IT-probleem. Dan heb je een organisatieprobleem.
Proces gaat over de flow. Hoe loopt het werk van afdeling naar afdeling? Waar zitten de knelpunten? Waar lekt tijd en geld weg? Als de salesafdeling orders invoert die inkoop pas drie dagen later ziet, dan heb je geen systeemprobleem. Dan heb je een procesprobleem.
Automatisering komt pas als de eerste twee staan. Dan kijk je welke systemen die organisatie en die processen het beste ondersteunen. Niet andersom.
Waarom bedrijven toch bij de A beginnen
Het is verleidelijk om bij automatisering te beginnen. Software is tastbaar. Je kunt het kopen. Je kunt een projectplan maken met een einddatum. Het voelt als vooruitgang.
Organisatie en processen zijn lastiger. Het betekent lastige gesprekken voeren. Verantwoordelijkheden helder maken. Soms afscheid nemen van mensen of werkwijzen. Dat is ongemakkelijk.
Maar het is wel waar het verschil wordt gemaakt. Je kunt het beste systeem ter wereld kopen, maar als onduidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe het werk stroomt, gaat dat systeem precies dezelfde problemen opleveren als het vorige. Alleen duurder.
En dan is er nog AI
AI is het nieuwste wondermiddel. En ja, AI kan enorm veel voor fashionbedrijven. Maar AI loslaten op een bak met slechte data levert geen wonderen op. Je krijgt alleen sneller de verkeerde antwoorden.
Ook hier geldt: eerst de basis, dan de technologie. Zorg dat je data klopt. Zorg dat je processen helder zijn. Zorg dat je weet welke vragen je wilt beantwoorden. Dan pas heeft AI zin.
Begin bij het begin
Wij stellen eerst het probleem vast. We luisteren naar wat je vraagt en geven wat je nodig hebt. Dat is niet altijd hetzelfde.
Soms vraagt een klant om een nieuw ERP. Dan blijkt na een paar gesprekken dat het echte probleem zit in onduidelijke verantwoordelijkheden of een proces dat niet aansluit bij hoe het bedrijf werkt. Los dat eerst op, en vaak blijkt dat het bestaande systeem prima volstaat.
Een voorbeeld: een fashionbedrijf wilde overstappen naar een nieuw ERP omdat de rapportages niet klopten. Na een paar gesprekken bleek dat vier afdelingen elk hun eigen definitie van "marge" gebruikten. Het probleem zat niet in het systeem. Het zat in het feit dat niemand ooit had afgesproken wat marge betekent.
Eerst organiseren, dan automatiseren. Het klinkt simpel. Het is het ook. Maar het vraagt wel de discipline om niet meteen in de oplossing te springen.
Herkenbaar? Praat eens met ons. Geen verkooppraatje, gewoon een gesprek.
